Palautteen antaminen ja vastaanottaminen on keskeinen osa Apotin yrityskulttuuria sekä sen henkilöstön osaamisen jatkuvaa kehittämistä. Apotti halusi kehittää palautekulttuuriaan ja pyysi Humbolia apuun.
Palautetta annetaan monessa eri muodossa
Jokainen meistä voi saada ja antaa palautetta monissa eri tilanteissa. Palautetta voi esimerkiksi saada kollegalta onnistuneen työprojektin jälkeen, suoraan esihenkilöltä tai osana laajempaa palautekeskustelua, jossa palautetta pysähdytään analysoimaan ja siitä pyritään oppimaan. Apotti halusi helpottaa laajempiin palautekeskusteluihin liittyvää prosessia ja tehdä keskusteluista entistä merkityksellisempiä.
Miten palautteen antamisesta ja vastaanottamisesta voitaisiin tehdä mahdollisimman helppoa?
Apotissa haasteena oli ollut riittävä ja oikein kohdistettu palaute. Ketterässä toimintamallissa yhden esihenkilön vastuulla voi olla useampi tiimi, mutta esihenkilö ei välttämättä vastaa tiimien työnjohdosta. Tällaisessa tilanteessa voi olla haastavaa antaa palautetta tiimin jäsenten jokapäiväisestä työstä. Siksi jokaisen tiimiläisen kanssa käydään henkilökohtaisia palautekeskusteluja, joita varten kerätään palautetta heidän lähimmiltä kollegoiltaan. Esihenkilö purkaa palautetta yhdessä kyseisen tiimiläisen kanssa ja johtaa häntä valmentavalla otteella.
Palautteen antaminen ja kokoaminen oli kuitenkin esihenkilölle aikaa vievä ja työläs prosessi. Palautetta kerättiin aiemmin sähköpostitse tai chatin kautta, kun taas keskustelu varattiin Outlookissa. Tarvittaessa annettu palaute koottiin Excel-taulukkoon tai PowerPoint-esitykseen. Yksittäisen palautekeskustelun valmistelut ovat siis saattaneet niellä jopa useita tunteja arvokasta työaikaa. Pahimmillaan tilanne on johtanut siihen, ettei arvokas palaute ole enää löytänyt tietään oikealle vastaanottajalle.
Humbol ja Apotti halusivatkin luoda yhdessä uuden käytännön, jonka avulla Apotin arkeen saataisiin tuotua mahdollisimman monia merkityksellisiä palautekeskusteluita. Vaatimuksena oli, että palauteprosessin tulisi olla mahdollisimman helppo ja vaivaton kaikille sen osapuolille. Yhteistyön seurauksena apottilaiset voivat nyt valita Humbolista itse sekä palautekeskustelunsa ajankohdan että sen, keneltä he haluavat palautetta keskustelua varten. Tämän jälkeen Humbolin palvelu luo osallistujille kalenterikutsut keskusteluun, lähettää palautepyynnöt valituille kollegoille tai asiakkaille ja ohjeistaa esihenkilöä ja tiimiläistä valmistautumisessa. Humbol myös kokoaa palautteet yhteen automaattisesti. Koosteen avulla keskusteluista tulee entistä merkityksellisempiä, ja niissä voidaan sopia aiempaa tehokkaammin mahdollisista kehitystoimenpiteistä.
”Jokainen asiantuntija ansaitsee palautetta työstään voidakseen kehittyä. Uuden palvelun avulla he voivat pyytää palautetta kollegoiltaan ja arvioida omaa suoriutumistaan myös itse. Humbolin ansiosta esihenkilön kanssa käytävissä palautekeskusteluissa voidaan tarttua onnistumisiin ja kehittymiskohteisiin paljon paremmin ja laajemmalla näkökulmalla kuin aiemmin. Tiimiläiset ovat olleet kiitollisia kollegojensa antamasta palautteesta”, kertoo Apotin HR Manager Jenni Partanen.
Työkalu esihenkilön arkeen
Esihenkilöt ovat ottaneet uuden käytännön ja työkalun hyvin vastaan. Uusi toimintatapa säästää huomattavasti aikaa, joten esihenkilöt voivat keskittyä palautteiden metsästämisen sijaan valmentavaan johtamiseen.
”Tähän asti useimmat esihenkilön työkalut ovat olleet sellaisia, joita pitää palvella. Tässä on yksi ensimmäisistä työkaluista, joka tekee työtä puolestani”, sanoo Apotin tiiminvetäjä Jarkko Hansen.
Merkityksellisempiä keskusteluja palautteen avulla
Kollegoiden palaute tuo uusia näkökulmia esihenkilön kanssa käytäviin keskusteluihin. Apotin tuoteomistaja Ulla Ahonen kertoo omista kokemuksistaan Humbolin käytöstä:
”Olen jo pitkään kaivannut selkeää ja helppoa tapaa pyytää palautetta työkavereiltani. Humbolin kautta sain heiltä tarkkanäköistä ja hyvin perusteltua palautetta, jossa he nostivat esiin myös hyviä kehittämiskohteita.
Palvelun palautekeskustelun rakenne ohjasi omaa ajatteluani, ja esihenkilön kanssa käyty keskustelu eteni luontevasti teemasta toiseen. Muilta saadut palautteet ja kommentit toivat keskusteluun laajempaa näkökulmaa ja sellaisia huomioita, joita en itse olisi osannut ajatella.
Palautteen antaminen Humbolissa oli helppoa ja sujuvaa, sillä palvelun rakenne on selkeä ja toimiva. Työkalu haastaa mielestäni myös palautteenantajia muotoilemaan kommenttinsa arvostavasti ja rakentavasti.”
Apotti-järjestelmä yhdistää ensimmäisenä maailmassa sosiaali- ja terveydenhuollon tiedot samaan järjestelmään. Yhteisen tietojärjestelmän avulla sosiaali- ja terveydenhuoltoa voidaan mitata, kehittää ja johtaa yhtenä kokonaisuutena, mikä helpottaa kustannusten hallintaa. Apotin järjestelmää käyttää tällä hetkellä yhteensä 45 000 sote-ammattilaista ja yli puoli miljoonaa yksityishenkilöä. Lisätietoja Apotista löydät osoitteesta https://www.apotti.fi/.
Humbol on työntekijäkokemuksen systemaattisen kehittämiseen suunniteltu ohjelmisto, joka auttaa tiimejä ja työntekijöitä keräämään palautetta ja käymään parempia keskusteluja. Humbol-palvelu tekee yritysten johtamiskäytännöistä proaktiivisempia, järjestelmällisempiä ja yhdenvertaisempia tuomalla palautteen sekä merkitykselliset keskustelut kiinteäksi osaksi yrityksen toimintaa. Voit lukea lisää Humbol-palvelusta osoitteesta https://www.humbol.app/.
