Att ge och ta emot feedback är en viktig del av Apottis organisationskultur och kontinuerliga kompetensutveckling. Samarbetet med Humbol påbörjades när Apotti ville utveckla sin feedbackkultur.
Feedback ges i många olika sammanhang
Feedback kan både ges och tas emot i många olika situationer. Feedback kan ges av en kollega efter ett lyckat projekt, direkt av en chef eller som en del av ett mer omfattande feedbacksamtal, där du stannar upp för att analysera och lära dig från din feedback. Apottis mål var att göra processen rörande feedbacksamtalet enklare och mer systematisk, men också mer meningsfull.
Hur kan man se till att det är så enkelt som möjligt att ge och ta emot feedback?
Utmaningen för Apotti var att få tillräckligt med feedback och att rikta den på rätt sätt. I en agil modell kan chefer vara ansvariga för flera självorganiserande team och har inte alltid ansvar för att leda arbetet eller projektet. Detta kan göra det svårt att ge feedback på det dagliga arbetet. Hos Apotti är lösningen att ha feedbacksamtal med teammedlemmen, där man samlar in feedback om teammedlemmens prestation från kollegorna. Chefens roll i ett feedbacksamtal är att analysera feedbacken tillsammans med teammedlemmen och ge coachande ledarskap.
Att ge och samla in feedback var ofta en tidskrävande och mödosam process för cheferna. Feedback samlades in via e-post eller chatt och diskussionen bokades i Outlook. Vid behov sammanställdes feedbacken med hjälp av Excel eller PowerPoint inför samtalet. Att organisera ett enda feedbackmöte kunde därför ta flera timmar av värdefull arbetstid. I värsta fall hade man missat att få värdefull feedback.
Syftet med samarbetet mellan Humbol och Apotti var att skapa en praxis som skulle generera så många meningsfulla feedbacksamtal som möjligt i vardagen. Detta innebär att feedbackprocessen måste vara så enkel som möjligt för alla inblandade parter. I dag kan en medarbetare i Apotti när som helst i Humbol välja när hen vill ha ett feedbacksamtal och från vem hen vill få feedback från. Humbol-applikationen skapar sedan automatiskt kalenderinbjudningar för deltagarna att delta i samtalet, skickar feedbackförfrågningar till utvalda kollegor eller kunder och vägleder chefen och teammedlemmen att förbereda sig inför samtalet. Inför samtalet har Humbol automatiskt sammanställt all feedback. På så sätt kan man se till att diskussionen blir så meningsfull som möjligt och komma överens om möjliga utvecklingsområden.
”Var och en av våra experter förtjänar feedback på sitt arbete och därmed möjligheten att utvecklas. Nu kan våra experter be sina kollegor om feedback och även själv evaluera sin prestation. Med Humbol är det mycket lättare för chefen och teammedlemmen att fånga upp framgångar och utvecklingsområden under feedbacksamtalet och dessa områden kan behandlas i ett bredare perspektiv. Kollegial feedback har tagits emot med tacksamhet av teamen”, säger Jenni Partanen, HR-chef på Apotti.
Ett dagligt verktyg för att underlätta chefens vardag
Den nya praxisen och verktyget har tagits emot väl av cheferna, eftersom de sparar mycket tid och kan fokusera på coachning i stället för att samla in feedback:
”Hittills har de flesta av chefens verktyg varit såna som behöver betjänas. Det här är ett av de första verktygen som automatiserar manuella saker och gör jobbet åt mig”, säger Jarkko Hansen, teamledare på Apotti.
Feedback möjliggör mer meningsfulla samtal
Feedback från kollegor ger nya perspektiv till ens samtal med sin chef. Ulla Ahonen, produktägare på Apotti, berättar om sin egen erfarenhet av att använda Humbol:
”Jag har saknat ett enkelt sätt att be om feedback från mina kollegor. I Humbol gav mina kollegor mycket insiktsfull och välgrundad feedback och lyfte även fram bra områden för utveckling.
Strukturen i Humbols feedbacksamtal vägledde mitt eget tänkande, och samtalet med min chef flöt naturligt från ämne till ämne. Feedbacken och kommentarerna från andra gav ett bredare perspektiv på samtalet och insikter som jag själv inte skulle ha tänkt på.
Det var också lätt och smidigt att ge feedback med Humbol eftersom strukturen var tydlig och funktionell. Jag tycker att verktyget också utmanar dem som ger feedback att formulera sina kommentarer på ett uppskattande och konstruktivt sätt.”
Apotti-systemet är det första i världen som integrerar social- och hälsovårdsdata i ett enda system. Med ett gemensamt system kan social- och hälsovården mätas, utvecklas och ledas som en helhet – vilket bidrar till en bättre kostnadsoptimering. Som ett resultat av de senaste implementeringarna används Apotti nu av 45 000 yrkesverksamma inom socialvården och av mer än en halv miljon individer. Mer information om Apotti https://www.apotti.fi/.
Humbol är en applikation för systematisk förbättring av medarbetarupplevelsen som hjälper team och medarbetare att samla in feedback och ha bättre samtal. Humbol-tjänsten gör företagens ledningsmetoder mer proaktiva, systematiska och jämställda genom att göra feedback och meningsfulla diskussioner till en integrerad del av verksamheten. Mer information om Humbol-tjänsten https://www.humbol.app/.
