Humbol_team_hero

Teammöten – sju tips för en tydlig struktur och agenda

Teamets veckomöte har alltid varit ett av de viktigaste verktygen för mig som chef. Mötet hjälper till att påbörja veckan på ett bra sätt, då alla har möjlighet att dela sina planer inför veckan. Teammötet är också en viktig del av företagets kultur och ledarskapspraxis, och därför är det viktigt att förstå hur teammöten förbereds, genomförs, och vad som händer efter dem.

Självklart finns det inget rätt eller fel sätt att genomföra ett teammöte. Mötets karaktär genomsyras av företagets ledarskapspraxis och kultur, och därför påverkar teammötet också medarbetarupplevelsen. Ett bra veckomöte tar pulsen på teamet, utvecklar samarbetet, förstärker samhörigheten och säkerställer att alla blir hörda. Veckomötet hjälper dig som chef att vara mer proaktiv i ditt ledarskap och du kan ta upp saker före de utvecklas till problem. Här är mina bästa tips för ett lyckat teammöte:

  1. Tid och frekvens. Jag har tagit för vana att ha teammötet varje vecka. Måndag morgon är en bra tid, precis efter att teammedlemmarna har haft möjlighet att göra de sista förberedelserna och svara på eventuella brådskande e-postmeddelanden.
  2. Förberedelse. Ett bra teammöte förbereds noggrant. Förberedelserna säkerställer att ni har tillräckligt med tid att prata igenom de punkter som finns på agendan. Kommunicera tydligt till ditt team hur du vill att de förbereder sig inför mötet. Mötesanteckningar bör dokumenteras på ett ställe som alla kommer åt, för att säkerställa kontinuitet och transparens.
  3. Innehåll. Mina rutiner för teamets veckomöte har förfinats under åren, och jag har kommit till slutsatsen att ”less is more”. Detta betyder att jag försöker hålla mötets format relativt okomplicerat, och att jag säkerställer att varje punkt på agendan har ett syfte.

På följande sätt skapar jag agendan för teamets veckomöte med Humbol:

  • På en skala från 0 till 100, hur mår du idag? I Humbol kan jag använda denna typ av fråga, som innebär att användaren måste dra en markör mellan 0 och 100. Siffran i sig ger inte mycket information, men den ger en ögonblicksbild av den aktuella situationen och är en bra diskussionspunkt till mötet för att förstå varför deltagarna har svarat på ett visst sätt. Om du inte har möjlighet att använda dig av denna typ av fråga, fungerar frågan ”Hur mår du?” också bra.
  • Hur var förra veckan? Meningen med denna fråga är att få en snabb överblick över personens gångna vecka; så som höjdpunkter, saker de lärt sig, och vad som hade kunnat göras annorlunda.
  • Vad är din plan för denna vecka? Meningen med denna fråga är att ta upp de viktigaste sakerna att genomföra denna vecka för att nå vårt mål.
  • Hur kan andra hjälpa dig? Med denna fråga vill jag skapa en möjlighet för teammedlemmarna att hjälpa varandra.
  1. Den bästa agendan skapas tillsammans. Jag försöker minimera den fasta agendan för att skapa utrymme för diskussion och övriga punkter som teammedlemmarna tar upp. På detta sätt är agendan alltid relevant och intressant, samhörigheten förstärks, och teammedlemmarna placeras i centrum.
  2. Detta ger dig en tydlig struktur för teammötet, och alla medlemmar är förberedda. Under mötets gång ser jag till att alla har möjlighet att bidra med sina synpunkter och åsikter. Lyssna på deltagarna för att förstå om du kan hjälpa på något sätt.
  3. Håll koll på överenskomna uppgifter, relevanta deadlines, och vem som ansvarar för dem. Om alla medlemmar kommer åt ”att göra”-listan och ges möjlighet att redigera den, blir det enklare.
  4. Fråga deltagarna om feedback om mötet för att få insikt i hur veckomötet kan utvecklas.

Allt lutar åt att arbeten i framtiden kommer att vara mindre knutna till en särskild plats – vi kommer att jobba där det är mest lämpligt och praktiskt för oss. Detta ställer högre krav på systematik, proaktivitet, och kontinuitet inom ledarskap. Hos Humbol har vi tydligt märkt detta, och därmed skapat en lösning för teamledare så att de kan vara mer systematiska i sitt ledarskap, samt spara tid genom att automatisera rutiner. Om du vill diskutera hur vi skulle kunna hjälpa din organisation att ha bättre teammöten, kan du boka in ett onlinemöte här.