Tiimin viikkopalaveri on aina ollut yksi minulle tärkeimpiä työkaluja omassa johtamisessani. Niiden myötä viikko on käynnistynyt ja kaikki ovat käyneet oman viikkosuunnitelmansa yhdessä läpi. Viikkopalaveri on konkreettinen osa yrityskulttuuria ja yrityksen tapaa johtaa. Sen vuoksi on tärkeää miten viikkopalaveriin valmistaudutaan, mitä tapahtuu sen aikana ja palaverin jälkeen.
Ei tietenkään ole olemassa mitään oikeaa tai väärää tapaa toteuttaa viikkopalaveria, vaan se on aina yrityskulttuurin ja yrityksen harjoittaman johtamistavan näköinen. Tästä syystä se vaikuttaa oleellisesti myös työntekijäkokemukseen.
Hyvän viikkopalaverin avulla pysyt tiimisi pulssilla, parannetaan yhteistyötä ja -henkeä,varmistetaan että kaikki tulevat kuulluksi ja että asioihin reagoidaan ajoissa. Tässä ovat minun oppini toimivasta viikkopalaveripohjasta ja -prosessista.
- Viikkopalaverin rytmi. Olen tottunut siihen, että viikkopalaveria pidetään kerran viikossa. Yleensä maanantai aamu klo 09:30-10:30 on ollut hyvä hetki, koska silloin viimeistään ehtii, töihin tullessaan, valmistautua viikkopalaveriin ja alkavaan viikkoon. Etsi hetki joka sopii teidän liiketoiminnalle ja luo säännöllisen rytmin johon tiimi tottuu.
- Valmistautuminen. Hyvä viikkopalaveri on sellainen mihin on valmistauduttu etukäteen. Valmistautumisen ansiosta viikkopalaverissa jää enemmän aikaa asioiden läpikäymiselle ja vuorovaikutukselle. Kommunikoi selkeästi tiimille miten odotat että he valmistautuvat viikkopalaveriin. Palaverin asiat dokumentoidaan yhteiseen paikkaan, joka on kaikkien saatavilla.
- Sisältö. Oma viikkopalaverikäytäntö on kehittynyt vuosien aikana, ja olen tullut siihen lopputulokseen että “less is more”. Tämä tarkoittaa pidetään asiat yksinkertaisina ja varmistetaan että jokaisella agendan kohdalla on tarkoitus.
Näin rakennan itse viikkopalaveripohjan Humbolin avulla:
- Asteikolla 0-100, mikä on fiilis tällä hetkellä? Humbolissa on mahdollisuus käyttää kysymystyyppiä, jossa vastaaja raahaa valitsinta asteikolla 0-100. Tässä yhteydessä pelkkä numero ei välttämättä kerro paljoa, mutta kun palaverin yhteydessä myös kertoo miksi näin on vastattu, niin ymmärrämme tiimiläisen tilannetta paremmin. Jos sinulla ei ole mahdollisuutta hyödyntää tällaista tapaa valmistautua, niin yksinkertainen “mitä sinulle kuuluu” toimii myös erittäin hyvin.
- Miten viime viikko meni? Tämän kysymyksen tarkoitus on pysähtyä hetkeksi ja pohtia miten viime viikko meni: mitkä olivat viime viikon kohokohdat, opinko mitään uutta, olisinko tehnyt jotain toisin?
- Mikä on suunnitelmasi tälle viikolle? Tämän kysymyksen tarkoitus on pohtia mikä on tärkeintä saada aikaiseksi tällä viikolla jotta pääsemme tavoitteeseemme.
- Miten muut voivat olla avuksi? Tämän kohdan avulla on tarkoitus antaa mahdollisuus keskustella asioista, joissa tiimiläiset voivat viikon aikana auttaa toinen toisiaan.
- Paras agenda rakennetaan yhdessä. Pidä vakioagenda lyhyenä, mutta tarjoa aina tiimiläisille mahdollisuus lisätä viikkopalaverin agendalle sellaisia asioita, jotka ovat tärkeitä heille juuri nyt. Tämä parantaa yhdessä tekemisen tunnetta, ja kaikilla on mahdollisuus tuoda omat ideansa ja mahdolliset huolet esille.
- Sinulla on nyt selkeä struktuuri viikkopalaverille ja kaikki ovat valmistautuneet etukäteen. Varmista viikkopalaverin aikana, että jokainen saa kertoa oman osuutensa. Kuuntele ja tiedustele voitko olla jotenkin avuksi?
- Pidä listaa sovituista tehtävistä, niiden aikataulusta ja vastuista. Varmista, että tehtävälista on saatavilla kaikille osallistujille. Ota listan läpikäynti osaksi viikkopalaverin prosessia jatkossa.
- Pyydä palautetta. Kysy mitä mieltä osallistujat olivat viikkopalaverista. Mitä meni hyvin ja mitä voisi jatkossa tehdä paremmin?
Kaikki viittaa siihen, että tapamme tehdä työtä jatkossa on entistä enemmän monipaikkaista, eli teemme töitä sieltä mistä se on käytännöllisintä. Tämä kehitys asettaa tiiminvetäjille entistä korkeammat vaatimukset mitä tulee järjestelmällisyyteen, proaktiivisuuteen ja johdonmukaisuuteen. Humbolilla olemme tiedostaneet tämän kehityksen ja olemme siksi luoneet ratkaisun, joka auttaa tiiminvetäjiä tuomaan johtamiseen enemmän järjestelmällisyyttä mutta samalla automatisoimaan rutiinitöitä. Jos haluat kuulla miten Humbol voi auttaa sinua ja organisaatiosi parempiin viikkopalavereihin, varaa tapaaminen tämän linkin kautta.
