Kehityskeskustelu on tärkeä osa jatkuvaa oppimista ja kehittymistä. Kansainvälisen logistiikan palveluyritys Varova Oy halusi viedä keskustelukulttuurinsa seuraavalle tasolle ja pyysi siihen apuun Humbolia.
Kehityskeskustelu on sana, joka usein herättää monia tunteita. Keskusteluista on myös hyvin erilaisia kokemuksia. Ne ovat kuitenkin tärkeitä, sillä jokainen haluaa tulla kuulluksi ja saada palautetta. Kehityskeskusteluiden tavallisin haaste on se, että niiden toteutus poikkeaa tiimistä toiseen. Toiset esihenkilöt ylläpitävät tiimiläistensä kanssa jatkuvaa vuoropuhelua, toiset taas eivät. Joillakin on keskustelussa selkeä rakenne ja siihen valmistaudutaan hyvin, kun toiset taas improvisoivat.
Merkityksellisen keskustelun varmistaminen vaatii yhdenmukaisen rakenteen läpi organisaation. Myös hyvä valmistautuminen on tärkeää keskustelun molemmilta osapuolilta. Kehityskeskustelu voi olla esihenkilölle hyvin työläs prosessi, varsinkin jos tiimi on suuri. Näihin haasteisiin Varova halusi paneutua uudistaessaan kehityskeskustelua.
Varovan tausta
Varovan ensimmäinen kehityskeskustelumalli otettiin käyttöön noin 20 vuotta sitten. Esihenkilöitä koulutettiin keskustelujen pitämisessä ja luotiin runko, jossa aiheet olivat mm. osaaminen, työhön sitoutuminen, ihmissuhdevalmiudet ja itsensä kehittäminen. Kehityskeskustelua on kehitetty vuosien varrella ja syksyllä 2021 liikennepäällikkö Miikka Wathén kokeili ideoimaansa uutta mallia. ”Muokkasimme Miikan idean pohjalta kysymysrunkoa ja haimme samalla työkalua, joka tukisi esihenkilöitä heidän työssään ja jota tiimiläisten olisi helppo käyttää. Halusimme työkalun, joka tukee jatkuvaa vuoropuhelua ja jossa keskustelut pysyvät hallinnassa yhdessä paikassa. Päädyimme lopulta Humboliin, joka mahdollistaa toimivan keskustelun niin tiimiläiselle kuin esihenkilölle” kertoo Camilla Karhunen, Varovan henkilöstöjohtaja.
Humbol säästää huomattavasti aikaa esihenkilöltä
Kuten suurimmassa osassa yrityksiä, Varovassakin kehityskeskusteluiden tueksi käytettiin aiemmin lomakkeita ja kalenteria. Ennen keskustelua lähetettiin kalenterikutsuja ja keskustelun dokumentointi jäi kokonaan esihenkilön tehtäväksi. Yhden keskustelun hallinnoimiseen meni kokonaisuudessaan useita tunteja. Humbolin keskustelumallien ja automaatioiden ansiosta on pystytty säästämään esihenkilöiltä huomattavasti aikaa.
”Humbol on loistava työkalu keskusteluun. Se vähentää manuaalista työtä esimieheltä huomattavasti, kun keskustelut löytyvät kätevästi yhdestä paikasta ja niihin on helppo palata.”
Miikka Wathén, liikennepäällikkö
Merkityksellinen ja jatkuva keskustelu
Jotta kehityskeskustelusta tulisi molemmille osapuolille mahdollisimman merkityksellinen, siihen pitää valmistautua huolellisesti. Tavallista on, että kehityskeskusteluihin ilmestytään paikan päälle ja vasta siinä vaiheessa ruvetaan käsittelemään agendaa. Tällöin aikaa menee usein hukkaan ja esihenkilön vastuulle jää kaikki dokumentointi. Humbolin avulla Varovan tiimiläiset ja esihenkilöt ovat pystyneet valmistautumaan keskusteluihin paremmin ja täten keskustelu on ollut molemmille antoisampi.
”Itse olen kokenut työkalun todella hyväksi. Se vähentää huomattavasti omaa työtäni, kun muistioiden kirjoittaminen jää pois. On myös enemmän tiimiläistä aktivoivaa, kun kysymyksiin joutuu ottamaan kantaa etukäteen.”
Jaana Ryhänen, huolintapäällikkö
Jatkuva vuoropuhelu
Varovan uuden mallin myötä yritys myös siirtyi kerran vuodessa pidettävästä kehityskeskustelusta jatkuvampaan vuoropuheluun. Varsinainen kehityskeskustelu pidetään edelleen kerran vuodessa. Sen lisäksi pidetään kvartaalikeskusteluja, joissa seurataan asetettuja tavoitteita ja niiden toteutumista.
“Tämä on juuri se suunta, johon kaikki asiakkaamme ovat siirtymässä. Jatkuva vuoropuhelu antaa esihenkilölle uudenlaisen mahdollisuuden kuunnella ja ymmärtää tiimiläisiä ja miten heitä voi auttaa ja tukea.” sanoo Humbolin toimitusjohtaja Andy Lundström.
Varovassa on suunnitteilla kaikkien työsuhteeseen liittyvien keskustelujen siirtäminen Humboliin.
Vuonna 1948 perustettu Varova Oy on suomalainen perheyritys, joka palvelee ulkomaankauppaa harjoittavia vienti- ja tuontiyrityksiä kaikissa kansainväliseen logistiikkaan liittyvissä asioissa. Saman katon alta löytyvät tuonti- ja vientikuljetukset kaikilla kuljetusmuodoilla, projekti- ja erikoiskuljetukset, huolintapalvelut, kotimaankuljetukset, varastointilogistiikka, e-palvelut sekä asiakaskohtaiset räätälöidyt toimitusketjuratkaisut. Noin 100 varovalaista palvelee asiakkaitamme neljällä paikkakunnalla. Yrityksen liikevaihto oli tilikaudella 2021-22 n. 50 milj. euroa.
Humbol on työntekijäkokemuksen systemaattisen kehittämiseen suunniteltu ohjelmisto, joka auttaa tiimejä ja työntekijöitä keräämään palautetta ja käymään parempia keskusteluja. Humbol-palvelu tekee yritysten johtamiskäytännöistä proaktiivisempia, järjestelmällisempiä ja yhdenvertaisempia tuomalla palautteen sekä merkitykselliset keskustelut kiinteäksi osaksi yrityksen toimintaa.
