Suurin saavutukseni tiimin vetäjänä on se, mitä eräs tiimiläiseni kysyi, kun lopetin yhdessä työpaikassa: kuka pitää jatkossa one-to-one keskustelut kanssani? Kerron tämän, koska tiedän one-to-one keskusteluiden voiman. Itse asiassa ne ovat työntekijäkokemuksen kehittämisen ja hallinnan tärkeimpiä työkaluja (lue myös: ”5 syytä miksi one-to-one keskustelut ovat elintärkeitä”.
Aluksi tilanne one-to-one keskusteluissa eli kahdenvälisissä keskusteluissa, voi tuntua jopa hassulta. Et ehkä tiedä mistä kannattaa jutella tai kuinka usein. Mutta loppujen lopuksi one-to-one keskustelut ovat yksinkertaisia, merkityksellisiä, kahdenkeskisiä keskusteluita, jotka ovat hyvin valmisteltuja puolin ja toisin.
Kun keskustelut saadaan toimimaan, ne ovat tärkeä elementti hyvän työpaikan rakentamisessa, ja auttavat tiiminvetäjää ja tiimiläistä käsittelemään asioita jatkuvasti, usein ja toistuvasti. Keskustelujen avulla asioita voidaan ratkaista ennen kuin niistä syntyy ongelmia. Parhaassa tapauksessa keskusteluista muodostuu turvallinen paikka, missä voidaan puhua sekä hyvistä että haastavista asioista.
Ei kuitenkaan riitä, että kerran kuussa kysytään ”mitä sinulle kuuluu”. Sen sijaan one-to-one keskustelun rakenteen tulisi olla muutamien parhaiden käytäntöjen mukainen:
- Kuinka usein one-to-one keskusteluja kannattaa käydä?
OC Tannerin globaalien tutkimusten mukaan one-to-one keskusteluja kannattaa käydä vähintään kerran kuussa. Samasta tutkimuksesta opimme, että joka toinen viikko pidetyt one-to-one keskustelut vähentävät työuupumuksen riskiä jopa 84 %. Toisin sanoen keskustelujen vaikuttavuus kasvaa, mitä useammin niitä toteutetaan. Toki pitää ottaa huomioon se, että pelkkä keskustelujen määrä ei yksinään takaa merkityksellisiä keskusteluja. Keskusteluprosessin suunnittelussa tulee ottaa huomioon sekä liiketoiminnan että työn luonne ja se, mikä ylipäänsä on mahdollista. Henkilökohtaisesti, olen sitä mieltä, että jos johdan asiantuntijoita ja tiimi ei ole kooltaan kovin suuri, minimi on vähintään yksi one-to-one keskustelu kuukaudessa. Jos näin ei tapahdu, olen priorisoinut ajankäyttöni väärin. Tuotannollisessa ympäristössä, missä tiimit ovat yleensä suurempia, lyhyt one-to-one keskustelu kerran kvartaalissa on jo paljon enemmän, kuin mitä suurin osa yrityksistä toteuttaa. - Merkityksellinen keskustelu on suunniteltu yhdessä. Paras one-to-one keskustelu on sellainen, jonka agendan luomiseen ovat osallistuneet sekä tiimin vetäjä että tiimiläinen. Keskustelun valmisteluissa tiimiläisiä kannattaa rohkaista lisäämään agendalle sellaisia keskusteluaiheita, jotka ovat tärkeitä heille juuri nyt. Keskustelun merkityksellisyys heikkenee, jos käsittelemme aiheita ainoastaan yksipuolisesti.
Sama pätee keskusteluun valmistautumiseen. one-to-one keskustelun merkityksellisyys kasvaa, kun molemmat osapuolet ovat valmistautuneet hyvin etukäteen. Tiimiläisille on yleensä tärkeää, että one-to-one keskustelu tuottaa arvoa tarjoamalla ratkaisuja uran, työtehtävien, henkilökohtaisen kehityksen tai vuosisuunnitelman sparraamiseen. Valmistelu helpottuu, kun jokaisesta agendan aiheesta on kirjoitettu edes muutama rivi etukäteen. Lisäksi valmistautumisen yhteydessä 80-90 % keskustelun dokumentaatiosta on tehty jo ennen keskustelun alkua. Tämä antaa mahdollisuuden keskittyä enemmän itse keskusteluun ja säästää aikaa. - OC Tannerin mukaan ”täydellinen” one-to-one keskustelu sisältää muutamia eri osa-alueita. one-to-one keskustelun agendan suunnittelussa kannattaa ottaa huomioon nämä asiat: 1) Rakentava palaute 2) Reflektointi, huomioiminen ja tunnustaminen 3) Mahdollisuus keskustella uusista ideoista tai ratkaisuista 4) Kehitysmahdollisuuksien tunnistaminen. Mitä enemmän näitä osa-alueita pystytään ottamaan huomioon, sitä enemmän keskustelu vaikuttaa positiivisesti työntekijäkokemukseen ja yrityskulttuuriin. Jos one-to-one keskustelu käytetään ainoastaan projektin, yksikön tai yrityksen kuulumisten päivittämiseen, keskustelun vaikutus työntekijäkokemukseen voi olla jopa negatiivinen.
- Mitkä ovat sopivia kysymyksiä one-to-one keskustelussa? Keskusteluprosessin suunnittelussa kannattaa kohdan 3 lisäksi huomioida, että keskustelu on linjassa halutun yrityskulttuurin kanssa ja vahvistaa sitä. Seuraava keskustelurunko toimii joko osittain, tai sellaisenaan, kunhan siihen lisätään myös aiheita, jotka ovat tiimiläiselle tärkeitä. 1) Mitä sinulle kuuluu? 2) Miten tavoite tai suunnitelma etenee? 3) Mitkä asiat ovat menneet erityisen hyvin? 4) Mitä olisi voitu tehdä toisin? 5) Onko jotain, missä kaipaat apua? 6) Mitä kehittäisit / mikä yksi asia kehittäisi työntekijäkokemustasi? 7) Muut asiat 8) Keskustellaan ja sovitaan toimenpiteistä ja dokumentoidaan ne.
Kuten jo aiemmin sanoin, tiedän one-to-one keskustelujen voiman. Minulle ne ovat olleet tärkein työntekijäkokemuksen hallinnan ja kehittämisen työkalu. Samoin tiimiläisille niistä on muodostunut paikka, missä voi puhua sekä kivoista että vaikeista asioista ja saada apua ja sparrausta. Tämä on mielestäni johtamista palveluna pähkinänkuoressa. Toivottavasti tämä teksti rohkaisee sinua hyödyntämään one-to-one keskusteluja osana omaa johtamistasi. Jos haluat keskustella aiheesta lisää, tai oppia miten Humbolin avulla voi rakentaa hyvän one-to-one keskusteluprosessin, varaa aika kalenteristani tästä.
