Humbol 5 yksinkertaista vaihetta miten uudistat one-to-one-keskustelut organisaatiossa

One-to-one-keskustelu – 5 vinkkiä keskustelujen uudistamiseen organisaatiossanne

Toimivat one-to-one-keskustelut ovat valmentavan johtamisen tärkein rakenneosa, ja niihin puututaan usein, kun yksilöjohtamista halutaan kehittää. Tästä huolimatta organisaatiot panostavat liian vähän yhtenäiseen one-to-one-keskustelukäytäntöön. Sparrailen viikoittain tästä aiheesta eri organisaatioiden päättäjien kanssa, ja haluan jakaa parhaat käytännöt one-to-one-keskustelujen uudistamiseksi. Tässä kirjoituksessa annamme viisi käytännönläheistä vinkkiä ja työkalua, joita kannattaa pohtia, kun haluatte uudistaa organisaationne one-to-one-keskustelukäytäntöjä. 

One-to-one-keskustelun tärkeimmät tehtävät yksilöjohtamisessa ovat:

  • Luoda säännöllinen viestintäväylä tiimiläisen ja esihenkilön välille vahvistamaan ja kehittämään heidän suhdettaan. Tämä tarve korostuu, kun organisaatiossa tehdään töitä monipaikkaisesti.
  • Luoda turvallinen ympäristö, jossa voidaan puhua sekä onnistumisista että haasteista.
  • Mahdollistaa merkityksellinen ja valmentava johtaminen.
  • Toimia tärkeänä palautekanavana.

Kerromme enemmän one-to-one-keskustelujen hyödyistä sekä annamme lisää vinkkejä ja ehdotuksia niiden kehittämiseksi ilmaisissa oppaissamme Esihenkilön tärkein työkalu ja Uudista kehityskeskustelu.

Miksi one-to-one -keskustelut ovat tärkeitä organisaatioille?

Kun kysyn, miten one-to-one-keskustelut toimivat tietyssä organisaatiossa, saan usein vastaukseksi ”olemme kyllä kannustaneet pitämään niitä, mutta emme ole varmoja, miten ne toteutuvat”.

Hyvät esihenkilöt pitävät säännöllisiä ja merkityksellisiä one-to-one-keskusteluja tiimiläistensä kanssa, mutta jos keskusteluista halutaan saada keskeinen osa yrityskulttuuria, organisaation HR:n tai johdon pitää tehdä niistä käytäntö, jota toteutetaan koko organisaatiossa.

One-to-one-keskusteluilla on merkittävä vaikutus yrityksen johtamiseen. Esimerkiksi muutoksen johtaminen tai uuden strategian jalkauttaminen on aina haastavaa. Toimivat one-to-one-keskustelut ovat erinomainen väline muutoksen johtamiseen tai uuden strategian jalkauttamiseen. Sama koskee esimerkiksi osaamisen kehittämistä. Miten osaamista voidaan kehittää ilman jatkuvaa dialogia? Väitän, että toimivat one-to-one-keskustelut ovat yksi tärkeimmistä investoinneista johtamisen kehittämiseen.

Miten uudistan one-to-one-keskusteluprosessin?

Olemme auttaneet useita organisaatioita uudistamaan one-to-one-keskusteluprosessiaan. Tässä kirjoituksessa haluamme jakaa parhaat käytäntömme keskusteluja varten. Toivon, että saat tästä sisällöstä syötteitä one-to-one-keskustelujen uudistamiseen omassa organisaatiossanne, riippumatta siitä, käytättekö Humbol-sovellusta keskustelujen tukemiseen vai ette.

1.     Varmista, että one-to-one-keskustelut tuottavat tiimiläisille arvoa.

Itse olen vuosien varrella toiminut monissa erilaisissa kaupallisissa rooleissa. Yleensä one-to-one-keskustelussa on keskitytty perehtymään siihen a) paljonko minä olen myynyt, b) paljonko odotan, että tulen myymään ja c) miten varmistan, että saavutan tavoitteeni. Nämä ovat tietysti hyvin luonnollisia kysymyksiä myyjälle. Haasteeni on ollut se, että ne eivät tuota lisäarvoa minulle työntekijänä, vaan ainoastaan organisaatiolle ja esihenkilölle. Tämä onkin yksi one-to-one-keskustelujen keskeinen haaste: esihenkilöt kokevat, että one-to-one-keskusteluja käydään säännöllisesti, mutta ne ovat usein vain raportointihetkiä, jolloin keskustellaan operatiivisista asioista. Me olemme yhdessä asiakkaidemme kanssa ratkaisseet asian siten, että olemme luoneet one-to-one-keskustelulle mallin, joka varmistaa keskusteluille tietynlaisen rakenteen.

Ottamalla esihenkilöt ja tiimiläiset mukaan muotoilemaan parasta keskustelurakennetta varmistat, että keskusteluista tulee relevantteja ja hyödyllisiä kaikille osapuolille. Me järjestämme yleensä kolmen tunnin workshopin, jossa:

  • Tiimiläiset ja esihenkilöt pohtivat, mitkä ovat heille tärkeimmät aiheet one-to-one-keskustelussa.
  • Mietitään, minkälainen tunne one-to-one-keskustelun jälkeen pitäisi jäädä.
  • Osallistujat saavat luoda oman mallin one-to-one-keskustelulle.

Workshopin lopussa pienryhmät esittelevät omat mallinsa ja antavat toisilleen palautetta. Yleensä tässä vaiheessa on helppo luoda kuva siitä, minkälainen keskustelumallin tulisi olla, ja tarvitaanko kenties useampia malleja eri tarkoituksiin. 

2.     Viesti, miksi one-to-one-keskustelut ovat tärkeitä

Olen käyttänyt seuraavaa esimerkkiviestiä kommunikaatiopohjana ja siitä kukin voi helposti muokata omanlaisensa:

Yrityksessä X me haluamme luoda ja ylläpitää yrityskulttuuria, jossa jokainen tuntee itsensä tärkeäksi ja tulee kuulluksi. Tukeaksemme tätä työtä haluamme uudistaa tapamme käydä one-to-one-keskusteluja.

One-to-one-keskustelujen toimivuus ja merkityksellisyys on meille tärkeää, koska niillä on merkittävä vaikutus työntekijäkokemuksen kehittämiseen.

Merkityksellinen one-to-one-keskustelu on aina hyvin suunniteltu. Tästä syystä olemme luoneet yhtenäisen mallin one-to-one-keskusteluille. Jatkossa, ennen jokaista one-to-one-keskustelua, tiimiläinen valmistautuu ja vastaa muutamiin kysymyksiin etukäteen. Valmistautumisen avulla:

  • Pysähdytään hetkeksi pohtimaan omaa työskentelyä ja sen sujuvuutta.
  • Annetaan tiimiläiselle mahdollisuus lisätä keskusteluun aiheita, jotka ovat hänelle tärkeitä juuri nyt.
  • Varmistetaan, että keskustelu luo arvoa, ja että yhdessä vietetty aika on mahdollisimman antoisaa.
  • Annetaan esihenkilölle mahdollisuus valmistautua tapaamiseen paremmin.

Tässä voit tutustua keskustelupohjaamme, jonka olemme suunnitelleet yhdessä: [Lisää tähän yhdessä muotoiltu rakenne one-to-one-keskustelulle].

Jos uusi one-to-one-keskustelukäytäntö otetaan käyttöön vaiheittain, voit kirjoittaa näin: Tulemme seuraavan kolmen kuukauden aikana keräämään kokemuksia uudesta tavasta käydä one-to-one-keskusteluja tiimeissä X ja Y. Kokeilun aikana varmistamme, että suunniteltu rakenne on toimiva ja teemme siihen muutoksia tarpeen mukaan. Tavoitteena on, että kun prosessi on todettu toimivaksi ensimmäisissä tiimeissä, siirrymme kaikki uuteen tapaan käydä keskusteluja.

3.     Tee valmistautumisesta pakollista

One-to-one-keskustelujen hyvä valmistelu on tärkeä tapa varmistaa keskustelun merkityksellisyys. Kun tiimiläinen valmistautuu etukäteen vastaamalla keskustelumallin kysymyksiin, hän pysähtyy miettimään omaa työtilannettaan ja sitä, missä hän tarvitsee tukea. Kun esihenkilö voi lukea vastaukset etukäteen, hänellä on huomattavasti parempi mahdollisuus luoda keskustelusta hyvä ja valmentava. Kun keskustelu alkaa, tiedetään mistä tulisi jutella, ja yhdessä vietetty aika on mahdollisimman antoisa. Mikäli käytät Humbolia, suurin osa tästä vaiheesta toteutetaan automaattisesti, mutta voit toki käyttää kalenteria ja dokumenttipohjaa mallina ja tehdä saman manuaalisesti.

4.     Mittaa one-to-one-keskustelujen vaikuttavuus

Tässä vaiheessa toivon, että olet vakuuttunut siitä, että one-to-one-keskustelujen tulisi toimia koko organisaation johtamiskäytäntönä. Tästä syystä haluat todennäköisesti myös seurata, miten ne a) toteutuvat b) johtavat toimenpiteisiin ja c) vaikuttavat työntekijäkokemukseen. Humbolissa me keräämme automaattisesti dataa raportoivaksi, mutta voit toteuttaa seurannan myös kyselyllä ja Excelillä.

5.     Auta jokainen tiimi liikkeelle

Varmista, että jokainen tiiminvetäjä ymmärtää, mitä häneltä odotetaan, ja että hänellä on käytössään kaikki tarvittava tieto ja työkalut. Jos esihenkilö on aloittamassa one-to-one-keskusteluita ensimmäistä kertaa, voit pitää hänen kanssaan sparrailuhetken siitä, minkälainen on hyvä one-to-one-keskustelu tiimiläisen kanssa.

Jutelkaa myös siitä, millä frekvenssillä tiimissä käydään one-to-one-keskusteluja ja varmista, että keskustelut tulevat varatuksi. Itse olen saanut eniten hyötyä one-to-one-keskusteluista, joita käydään kahden viikon välein. Tämä voi toki isommassa tiimissä olla ajankäytön näkökulmasta haastavaa. Kohtuuttoman isossa tiimissä on luonnollisesti olemassa se riski, että esihenkilöllä ei ole mitään mahdollisuutta palvella tiiminjäseniään sopivalla frekvenssillä. Liian usein, esimerkiksi viikoittain, käydystä one-to-one-keskustelusta tulee helposti liian operatiivinen. Kahden viikon välein käytävä keskustelu on usein optimaalinen vaihtoehto sopivankokoiselle tiimille.

Toivon, että olet tämän kirjoituksen avulla saanut ideoita one-to-one-keskustelun uudistamiseen omassa organisaatiossasi. Jos haluat sparrailla aiheesta lisää, voit helposti varata kanssani lyhyen tapaamisen tämän linkin kautta