Palautteen antaminen on aihe, joka synnyttää paljon keskustelua. Parhaimmillaan palaute antaa energiaa, kannustaa oppimaan ja kehittymään sekä saa palautteensaajan tuntemaan olonsa merkitykselliseksi. Monella työpaikalla se on kuitenkin täysin käyttämätön voimavara.
1. Palautteen antaminen voisi ratkaista monta ongelmaa
Palautteen antaminen ja saaminen ovat keskeinen osa osaamisen kehittämistä. Osaamisen johtaminen ja kehittäminen ovat henkilöstöhallinnossa tulevaisuuden tärkeimpiä teemoja. Useimmat HR-johtajat joiden kanssa keskustelen, kertovat minulle, että palautteen antaminen on alue, jossa heillä on suuri työmaa ja organisaatiotasolla tämä voisi olla huomattavasti paremmalla tasolla.
PwC vahvistaa tämän. Heidän tekemän tutkimuksen mukaan 75 % vastaajista kokee, että palautteen antaminen on tärkeää. 45 % puolestaan arvostaa sitä, että palautetta saadaan esihenkilön lisäksi myös kollegoilta ja asiakkailta. Tästä huolimatta alle 30 % kyselyyn vastanneista saa palautetta. Monet organisaatioiden haasteista voitaisiin ratkaista systemaattisella palautteen antamisella. Tässä muutama esimerkki:
- Gallupin mukaan henkilöstön vaihtuvuus on lähes 15 % pienempi niiden osalta, jotka saavat palautetta.
- 69 % työntekijöistä on sitä mieltä, että he tekisivät työnsä paremmin, jos he saisivat työstään enemmän tunnustusta
2. Miksi palautteen antaminen on sitten niin vaikeaa?
Palautteen antaminen, kuten moni muukin asia, on vaikeaa, jos sitä ei ole harjoitellut. Näin on etenkin silloin, kun ei ole olemassa palautteen antamista tukevaa yrityskulttuuria ja systemaattisia, siihen liittyviä käytäntöjä.
Palautetta voidaan antaa monessa eri muodossa. Voit esimerkiksi spontaanisti kiittää kollegaa hyvin tehdystä työstä tai pysähtyä muutaman kerran vuodessa miettimään tarkempaa ja syvällisempää palautetta ennen varsinaista palautekeskustelua.
Kun organisaatiossa halutaan ottaa palautteen antaminen osaksi arkea, on tärkeää ensin luoda puitteet, jotka tekevät palautteen antamisesta systemaattista.
3. Hyvän palaute osaksi yrityksen kulttuuria ja käytäntöjä
Palautteen antamisen yhteydessä mietitään usein, kumpi on tärkeämpää, määrä vai laatu? Tässä, kuten monessa muussakin asiassa, laatu yleensä paranee kokemuksen karttuessa.
Palautteen antamisen ei tule olla jotain, joka tapahtuu sattumanvaraisesti tai ainoastaan vuosittaisen kehityskeskustelun yhteydessä. Palautteen antamiselle täytyy varata riittävästi aikaa, ja vuoden varrelle kannattaa luoda selkeitä hetkiä, jolloin siihen voidaan keskittyä. Kun palautetta annetaan systemaattisesti muutaman kerran vuodessa, ajan myötä opitaan antamaan myös muuta, spontaanimpaa palautetta.
4. Kenen tehtävä palautteen antaminen on?
Voisi luulla, että palautteen antaminen on ainoastaan esihenkilön tehtävä. Monessa organisaatiossa kollegoilla tai asiakkailla voi kuitenkin olla paremmat valmiudet antaa palautetta. Tällöin esihenkilön, tai esimerkiksi valmentajan, tehtäväksi jää käydä läpi annettu palaute tiimiläisen kanssa. Systemaattiseen palautteen antamiseen sisältyy useita rooleja:
- henkilö, joka luo edellytykset palautteen antamiselle ja seuraa sen toteutumista
- työntekijä, joka pyytää palautetta
- kollega tai asiakas, joka antaa palautetta
- esihenkilö tai valmentaja, joka keskustelee palautteesta sen saajan kanssa.
5. Palaute osaksi työntekijämatkaa
Josh Bersin on sanonut, että työntekijäkokemus on työntekijän ja organisaation välisten kohtaamisten summa. Palautteen antaminen, ja siihen liittyvä palautekeskustelu, on erinomainen esimerkki tästä.
Palautteen antamisesta kannattaa tehdä keskeinen osa työntekijämatkaa. Tähän voidaan pyrkiä esimerkiksi
- luomalla one-to-one-prosessi, jossa palautteen antaminen on keskeinen osa keskustelua ja siihen valmistautumista.
- luomalla laajempi palautekeskusteluprosessi, jossa henkilö voi itse pyytää palautetta kollegoilta tai asiakkailta ja jossa saadusta palautteesta keskustellaan esihenkilön kanssa.
Monen yrityksen menestyksen taustalla vaikuttaa pyrkimys jatkuvasti etsiä uusia keinoja kehittyä. Jatkuva palautteen antaminen mahdollistaa jatkuvan oppimisen ja on tärkeässä roolissa niin työntekijäkokemuksen kuin organisaation kehityksenkin kannalta. Siksi palautteen antamisesta kannattaa tehdä keskeinen osa työntekijämatkaa.
Humbol pyrkii ratkaisemaan yhden merkittävimmistä johtamiseen liittyvistä haasteista: a) sen, että ihmiset saavat liian vähän palautetta ja b) sen, että heidän kanssaan käydään liian vähän merkityksellisiä keskusteluja. Jos haluat keskustella siitä, miten voimme auttaa teitä rakentamaan systemaattisen palautteenantoprosessin, ota meihin yhteyttä.
