Utvecklingssamtal är mycket viktiga för människor, men ändå görs ofta misstag i dem. Istället för att vara en positiv upplevelse kan utvecklingssamtalet bli en ”börda” både för chefen och för medarbetaren. Anledningen är enkel: vi laddar för många förväntningar på ett enda samtal. Eftersom utvecklingssamtalet sker sällan blir processen inte rutinerad, vilket kan göra det tungt för chefen. I denna artikel förklarar jag varför det är värt att gå från ett enda utvecklingssamtal till regelbundna medarbetarsamtal, och hur du kan göra det.
Forskning från O.C. Tanner Institute visar att regelbundna och frekventa medarbetarsamtal hjälper medarbetarna att känna sig värderade, stöttade och delaktiga i arbetsgemenskapen, vilket förbättrar deras välbefinnande. Genom att möjliggöra feedback i realtid och ta itu med utmaningar i tid ökar regelbundna medarbetarsamtal medarbetarnas engagemang och minskar risken för utbrändhet avsevärt. De är mycket mer effektiva än de årliga utvecklingssamtalen.
Det finns alltså många anledningar att gå från ett årligt utvecklingssamtal till regelbundna medarbetarsamtal. Här är fem konkreta tips för hur du kan genomföra denna förändring i din organisation:
- Om ni redan har en mall för utvecklingssamtal, fundera på hur du kan förenkla den så att den fungerar för fler och tätare medarbetarsamtal. Bestäm en tydlig frekvens för samtalen.
- Uppmuntra chefer att boka in alla medarbetarsamtal för året på en gång. På så sätt är de redan inbokade, vilket minskar risken att de glöms bort.
- Gör förberedelser obligatoriska (på ett positivt sätt). Forskning visar att om medarbetarna får förbereda sig och reflektera över ämnena i förväg, samt lägga till andra viktiga frågor för dem, blir samtalet mer personligt och leder till en bättre upplevelse.
- Lägg till en punkt på agendan där ni dokumenterar överenskomna åtgärder och granskar tidigare uppsatta mål. Det kan låta självklart, men vår forskning visar att detta steg ofta förbises. Att medarbetarsamtalet leder till konkreta åtgärder som följs upp och genomförs har stor betydelse för hur utvecklingssamtalen uppfattas.
- Se till att processen är enhetlig. Som jag nämnde tidigare är utvecklingssamtal viktiga för människor och de påverkar starkt medarbetarupplevelsen. Se till att alla chefer håller de överenskomna medarbetarsamtalen enligt den överenskomna strukturen, och ingrip om så inte sker. Detta är nyckeln till en stark och enhetlig feedbackkultur.
Efter att ha arbetat med hundratals team i denna fråga vet jag att regelbundna och frekventa medarbetarsamtal slår årliga utvecklingssamtal med 6–0. Den största fördelen är att medarbetarsamtalen blir proaktiva istället för reaktiva. De blir en naturlig del av vardagen och hjälper oss som chefer att fullfölja vår viktigaste roll: att säkerställa att medarbetarna mår bra och presterar på bästa möjliga sätt. Människor vill bli hörda och sedda som individer. Medarbetarsamtal är ett centralt verktyg för detta. Varje samtal är en möjlighet.
Humbol-användare sparar upp till 95 % av tiden som går åt till att organisera samtal – tidsbokning, kalenderinbjudningar, inbjudningstexter, förhandsfrågor och påminnelser. Dessutom förbereder de sig för samtal mycket effektivare och får troligen tydligare åtgärder från diskussionen.