Utvecklingssamtal är viktiga för medarbetarna, men alltför ofta misslyckas de på grund av dålig struktur och bristande förberedelser. Utvecklingssamtal bör vara ett konkret verktyg för att utveckla medarbetarupplevelsen, prestationen och ledning av arbetet. Istället blir det ofta en formell process som anses avslutad när samtalet har hållits och rapporterats till HR. I den här artikeln förklarar jag hur enkla förändringar kan göra utvecklingssamtalet meningsfullt.
Varför upplevs utvecklingssamtal som dåliga?
Det finns tre huvudsakliga skäl till varför utvecklingssamtal ofta inte fungerar:
- Strukturerna stöder inte en meningsfull dialog. Många organisationer använder en samtalsmodeller som består av 5–6 sidor och täcker en mängd olika ämnen, vilket försvårar fokuseringen på det väsentliga. Ett bra utvecklingssamtal kan genomföras med en enkel struktur – till exempel räcker 10 väl genomtänkta frågor för en meningsfull diskussion.
- Dålig förberedelse. Forskning visar att endast 10–20 % av utvecklingssamtalen genomförs med ordentliga förberedelser. Ett bra utvecklingssamtal kräver att medarbetaren har haft tid att reflektera över ämnena i förväg och eventuellt lyft fram andra viktiga frågor.
- Vi sätter ”dåliga” mål. Alltför ofta sätts mål som inte har någon konkret koppling till det dagliga arbetet. Ett klassiskt exempel är att de mål som sätts i januari granskas i december och man inser att man har gjort något helt annat under året. Målen bör vara direkt kopplade till det dagliga arbetet.
Hur förbättrar man utvecklingssamtal?
Istället för att hålla tunga årliga utvecklingssamtal, här är några enkla tips:
- Öka frekvensen: Genomför samtal oftare men lättare, till exempel kvartalsvis. Detta gör innehållet lättare och håller samtalen aktuella.
- Satsa på förberedelser: Säkerställ att medarbetarna förbereder sig inför varje samtal genom att reflektera över sin medarbetarupplevelse, de gångna månaderna och framtida behov. Väl förberedda samtal är smidigare och mer effektiva.
- Sätt tydliga och uppnåbara mål: Under samtalet, fokusera t.ex på att sätta tre viktiga prioriteringar för de kommande tre månaderna istället för att försöka planera hela året på en gång.
- Följ upp tidigare mål och sätt nya: Följ upp de tidigare målen och sätt nya vid behov. På så sätt blir utvecklingssamtalet ett praktiskt verktyg som stödjer utvecklingen och är synligt i det dagliga arbetet.
När en ny struktur har skapats och implementerats är det viktigt att se till att den tillämpas konsekvent över hela organisationen. En av hörnstenarna i en stark samtalskultur är att säkerställa att den utformade strukturen inte bara blir en snygg PowerPoint-plan utan faktiskt omsätts i praktiken.
Humbol-användare sparar upp till 95 % av tiden som går åt till att organisera samtal – tidsbokning, kalenderinbjudningar, inbjudningstexter, förhandsfrågor och påminnelser. Dessutom förbereder de sig för samtal mycket effektivare och får troligen tydligare åtgärder från diskussionen.