One-to-one-samtal är ett av de viktigaste verktygen för en chef. Under de senaste tre åren, efter att ha lärt känna hundratals företag, har jag insett att det finns en enorm outnyttjad potential i dessa samtal. När de genomförs på rätt sätt skapar one-to-one-samtal klarhet i arbetet, förbättrar prestationer och minskar stress. I denna text presenterar jag tre byggstenar för one-to-one-samtal som skapar en stabil grund för meningsfulla diskussioner.
- Struktur. Allt börjar med en bra struktur. Under de senaste åren har jag lärt mig att samtalsstrukturen är grunden för ett framgångsrikt one-to-one-samtal. Med struktur menar jag här samtalsmodell och frekvens. Strukturen bör helst vara gemensam i organisationen för att skapa en stabil grund för en önskad samtalskultur. Samtalsmodellen ska fungera som ett stöd för förberedelserna och styra samtalet i rätt riktning. Om din organisation till exempel anser det viktigt att diskutera mål, feedback eller välbefinnande bör detta återspeglas i samtalsstrukturen. Men kom ihåg att one-to-one-samtal inte bara är till för företaget. Fundera över hur strukturen möjliggör meningsfulla samtal för medarbetaren och stödjer deras behov. Involvera både chefer och team i utformningen av strukturen för att säkerställa att den tjänar alla på bästa sätt.
- Förberedelse. Förberedelse är nyckeln till ett meningsfullt samtal. Typiskt sett är endast 10–20 % av alla samtal förberedda i förväg, vilket är alldeles för lite. Om deltagarna kommer till mötet utan en plan och först där börjar fundera på vad de ska prata om, saknas systematik. I one-to-one-samtal bör medarbetaren ges möjlighet att reflektera över samtalsämnena i förväg och lägga till andra viktiga punkter på agendan. Chefen kan i sin tur granska dessa punkter innan mötet och därmed förbereda sig bättre.
- Åtgärder. När förberedelserna är genomförda är det dags att under samtalet fördjupa förståelsen för de aktuella frågorna och enas om viktiga åtgärder. One-to-one-samtal bör alltid ses som en möjlighet att förbättra något. Oavsett om det handlar om välmående, tydlighet i arbetet eller prestation, vilka är de viktigaste åtgärderna för att säkerställa att arbetet möjliggör både god hälsa och bästa möjliga prestation?
Under de senaste tre åren har jag observerat ett starkt samband mellan chefers aktivitet och medarbetarupplevelsen. Chefer som regelbundet genomför systematiska one-to-one-samtal och omsätter dem i konkreta åtgärder påverkar medarbetarupplevelsen mest. Det är därför inte förvånande att Gallups forskning visar att chefen kan påverka upp till 70 % av medarbetarupplevelsen.
Om du vill ha ett konkret verktyg för att förbättra välmående och prestation på jobbet är one-to-one-samtal en av de viktigaste verktygen. Med hjälp av dessa tre byggstenar kan du säkerställa att du får ut mer av dina samtal.
Humbol vill vara det ledande verktyget för one-to-one-samtal. Boka en personlig demo via denna länk.