Tavoitteiden asettaminen ja niistä jatkuvasti käytävä vuoropuhelu ovat mielestäni esihenkilön tärkeimpiä tehtäviä. Niillä on suuri vaikutus tiimiläisen hyvinvointiin ja sitoutumiseen. Vaikka tavoitteiden asettaminen on loppujen lopuksi aika yksinkertainen prosessi, niin siinä tehdään usein esimerkiksi seuraavat virheet:
- Tavoitteiden miettimiseen ei laiteta riittävästi aikaa
- Tavoitteita asetetaan vain sen takia, koska HR:n vuosikello tai työkalu niitä vaatii, ei sen takia että ne toisivat apuvälineitä ja merkityksellisyyttä arkeen
- Tavoitteista ei keskustella riittävän usein
Tässä kirjoituksessa jaan 5 yksinkertaista neuvoa, jotka voit ottaa huomioon, kun pohdit tavoitteiden asettamista itsellesi, tiimillesi ja organisaatiollesi.
1. Kuinka pitkäksi ajaksi ja montako tavoitetta asetetaan?
Ei pidä ajatella, että tavoitteita tulee aina asettaa vuodeksi, koska niin on aina tehty. Valitkaa tavoitejakso, joka palvelee parhaiten teidän tekemistänne. Meidän Humbol tiimillemme vuosi tuntuu pitkältä ja kvartaali liian lyhkäiseltä. Siksi meillä on 6 kuukauden tavoitteita, joita tarkastellaan 1–2 viikon välein. Olemme myös tietoisesti päättäneet, että yrityksessämme tavoitejaksot kestävät aina huhtikuusta syyskuun loppuun ja lokakuusta maaliskuun viimeiseen päivään. Tämä siksi, että ”maailman ei tarvitse tulla valmiiksi” kesäksi ja jouluksi. Pyrimme tavoitejaksolle luomaan tiimille vähintään 3 ja maksimissaan 5 tavoitetta ja kullekin tavoitteelle saman verran mittareita.
Sen lisäksi kannattaa huomioida, että mitä paremmin johto pysyy tarjoamaan rakenteita ja ohjeita tavoitteiden asettamiseen, sitä paremmin tiimit ja yksilöt voivat luoda itselleen tavoitteita.
2. Tavoitteiden vai tehtävien asettaminen?
On helppo tehdä lista tehtävistä: tee tätä, tätä ja tätä. Nämä eivät kuitenkaan ole tavoitteita, vaan toimenpiteitä tai tehtäviä. Tavoite kuvaa tavoitetilan, jonka haluamme saada aikaiseksi valittuna ajanjaksona, esimerkiksi ”Kasvata työtyytyväisyys tuotannossa”. Tehtävä tai toimenpide on jotain, joka voi syntyä matkan varrella tavoitetta toteutettaessa. Tehtävä on yksinkertainen ja sen voi tehdä nopeasti. Esimerkiksi ”luo uusi powerpoint-pohja”.
3. Aloita kuvaamalla mitä haluat saada aikaan ja saavuttaa
Kuvaa tavoitetila tai päämäärä. Ota ajanjakso huomioon, asetat jotain esim. puoleksi vuodeksi, ei jotain mitä pitää olla valmis huomenna tai ensi viikolla (tehtävä).
- Aloita esimerkiksi verbillä: vähennä, opi, kasvata, varmista, saavuta, lisää…
- Jatka kuvaamalla mitä haluat vähentää, oppia, kasvattaa, varmistaa jne.
- Lopuksi voit kuvata, missä haluat tämän tapahtuvan.
Esimerkki:
Kasvata (verbi) | työtyytyväisyys (mitä) | tuotannossa (missä)
4. Se, mikä viimeistelee hyvän tavoitteen on se, että se on helposti ja konkreettisesti mitattavissa.
Kun pohdit mittareiden asettamista, voit hyödyntää tätä yksinkertaista muistisääntöä:
Voit ajattella, että mittarit muodostavat ”tavoite-matkan”, jossa mittarit kuvaavat kutakin sen vaihetta:
- Matkan aloittaminen (helppo toteuttaa)
tekemällä tätä, pääsen liikkeelle - Matkustaminen (hieman vaativampi toteuttaa)
tavoitteen toteutus on työn alla ja etenee konkreettisesti - Päämäärä (vaativa)
olen saanut konkreettisen muutoksen aikaiseksi
Esimerkkitavoite: Kasvata työtyytyväisyys tuotannossa
Matkan aloittaminen:
- Haastattele (5) tiimiä heidän nykyisestä tilanteesta
Matkustaminen:
- Toteuta (10) tunnistettua ja tärkeintä toimenpidettä työtyytyväisyyden kasvattamiseksi
Päämäärä:
- Kasvata eNPS 10 >> 30.
5. Jatkuva keskustelu tavoitteista on kaikista tärkeintä
Jatkuva keskustelu tavoitteista on kaikista tärkeintä. Ajatellaanpa, että olette luoneet hyvät tavoitteet, mutta ne eivät näy arjen tekemisessä ja keskusteluissa. Mikä on silloin näiden tavoitteiden arvo?
Tiimin yhteiset tavoitteet tulisi näkyä viikkopalavereissa ja yksilötavoitteet one-to-one-keskusteluissa, joita omasta mielestä tiimin koon riippuen tulisi käydä 2-4 viikon välein.
Olipa kyse tiimi- tai yksilötavoitteesta, keskeinen ajatus on, että ne ovat läsnä arjessa koko ajan – vaikka tavoitejakso on esimerkiksi 6 kuukautta kerrallaan. Joskus keskusteluissa voidaan esimerkiksi huomata, että aiemmin asetettu tavoite ei toimi. Tällöin kannattaa rehellisesti miettiä kannattaako tavoitetta muokata tai jopa luopua siitä.
Lopuksi
Minulle, ei ole tärkeintä, että tavoitteet ovat ”täydellisesti” kirjattuna ja seuraavat jotain tiettyä tavoitteiden asettamisen filosofiaa. Minulle tärkeintä on se, että ne on asetettu yhdessä, ovat merkityksellisiä tiimin ja yksilön tekemiselle ja ovat läsnä arjessamme.
Pääasia siis on, että tavoitteet on asetettu ja niistä jutellaan jatkuvasti. Matkan varrella oppii ja voi säätää. Luultavasti ikuisesti 😅
Tämä teksti on poimittu Humbolin e-kirkasta ”Modernin esihenkilötyön pikaopas” josta löydät enemmän malleja ja esimerkkejä tavoitteisiin ja keskusteluihin liittyen. Voit ladata ja lukea ilmaisen oppaamme tämän linkin kautta.
Katso myös webinaaritallenteemme tavoitteiden asettamisesta, joka löytyy Youtube –kanavastamme.
